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  为进一步推动我院病历档案规范化管理，缓解病历存储压力，提升病案管理工作效率，现面向社会征集具备相应资质和能力的病历档案委托管理服务供应商，诚邀来院开展院内调研交流，有关事项公告如下。

一、项目概况

（一）项目背景

  因现阶段医院内部存储空间不足，对原始纸质病案需实施外包托管，鉴于我院医疗持续高位运行，病历数量持续增长，现开展病历委托管理服务采购。

（二）服务期限

  签订合同之日起 2年的服务期（特殊情况以合同为准）。

（三）服务内容

1.提供病历档案从原存放地搬运至中标方存放地的资料搬运和运输（含资料完整性保护）服务；

2.托管数量：每年增量约1000箱，连同现存放地5693箱，约7693箱。

3.中标供应商提供档案委托管理服务包装物（箱），包装箱规格不小于500mm×320mm×210mm，每箱承重不低于20kg；

4.提供档案现场调阅、在线传输及原件递送服务，档案扫描件查询须于接到查询申请后30分钟内提供，档案原件查询应在2小时之内提供送达服务；

5.提供7×24小时电话支持，及时为采购人查阅档案提供快捷服务。

二、征集对象与资质要求

  诚邀具备以下资质和能力的病历档案委托管理服务供应商参加（须全部具备）：

（一）具有独立法人资格，持有有效的营业执照副本、事业单位法人证书或民办非企业单位登记证书或社会团体法人登记证书或基金会法人登记证书，或自然人的身份证明；

（二）具有文档管理存储服务资质（以工商管理部门核准内容为准）；

（三）具备财务状况报告相关材料：经第三方会计师事务所审计的财务报告或银行出具的资信证明（任意一项均可）；

（四）具有依法缴纳税收和社会保险费的相关证明材料；

（五）近3年内在经营活动中没有重大违法记录；

（六）具备符合要求的档案管理软件系统，通过档案管理系统能够迅速检索、查找卷宗，提取所需文档资料；

（七）仓库区总规模在10000平米以上，实际租赁面积不小于4800平米，单体独立仓库不小于600平米，库区设有独立调阅室；档案库火灾危险性为丙类，防火等级为二级及以上；

（八）档案库房具备消防部门核发的年度消防设施检测报告、防雷网检测报告及电器设备设施消防年检报告，并安装防盗自动报警装置及24小时无盲区监控录像系统；

（九）具备符合要求的突发事故应急方案及措施，落实档案管理"防火、防水、防盗、防尘、防光、防霉、防潮、防虫、防高温、防有害气体"等"十防"要求；

（十）档案管理人员具备档案管理从业资格，与员工依法签订劳动合同和保密协议。

注：本项目专门面向中小企业采购，中小微企业以供应商填写的《中小企业声明函》为判定标准；本项目不接受联合体。

三、院内调研交流内容

  每家供应商汇报应涵盖以下内容（汇报时长约15分钟，另设提问交流5分钟）：

（一）企业基本情况与资质合规性（营业执照、文档管理存储服务资质、财务报告、库房条件等）；

（二）技术方案与服务流程（档案接收装箱→贴码封箱→集运入库→建档管理→调阅查询→原件递送）；

（三）库房设施及安全管理方案（库区面积、温湿度控制、消防系统、防盗监控、保密措施等）；

（四）临床应用案例及服务经验（对医院病历的存储、安全、保密、调阅等管理经验）；

（五）报价方案（以箱为单位按月填报档案委托管理价格，含费用构成明细）；

（六）服务团队配置、人员管理及保密工作实施方案。

四、报名方式与材料要求

  有意参加院内调研交流的供应商，请于 2026年10月16日前报名，并提交以下材料（加盖公章）发送至指定邮箱（详见联系方式）：

（一）资质证明材料（营业执照副本、文档管理存储服务资质证明、财务报告或资信证明、税收及社保缴纳证明、无重大违法记录声明等复印件）；

（二）院内调研交流汇报PPT（或可会后提交）；

（三）服务方案与报价（对照本项目服务要求）；

（四）成功案例清单及证明材料（医院类档案托管服务案例优先）；

（五）库房设施情况说明（库区面积、租赁证明、消防检测报告等）；

（六）报名表（含企业名称、联系人、联系电话、拟汇报项目）。

五、调研交流安排

（一）交流时间：2026年10月（具体日期另行通知）；

（二）交流地点：天津中医药大学第二附属医院（具体地点另行通知）；

（三）交流形式：现场汇报＋提问交流，每家约20分钟；

（四）医院将组织病案科、采购办及相关科室参加评审。

六、其他说明

（一）本次调研仅为信息收集，不构成任何采购承诺；

（二）最终采购方式以正式招标公告为准；

（三）供应商应确保所提交材料的真实性、合法性，如有弄虚作假，取消其参与资格。

七、联系方式

单位名称：天津中医药大学第二附属医院

联系人：刘老师   联系电话：60637722    电子邮箱：zyefsbak2024@126.com